プライバシーポリシー
制定日：2026年2月20日
本ポリシーは、当社Webサイトのお問合わせフォームをご利用いただく際の個人情報の取り扱いについて定めたものです。HarmoNetサービスのご契約・ご利用後に適用される利用規約・プライバシーポリシーとは別のものです。
HarmoNet株式会社（以下「当社」）は、お問合わせフォームを通じてご提供いただいた個人情報の保護を重要な責務と捉え、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）をはじめとする関連法令および本ポリシーに従い、適切に取り扱います。
第1条 事業者情報
名称：HarmoNet株式会社 サービス名：HarmoNet（ハーモネット） サービス概要：マンション・大規模分譲住宅の管理組合向けコミュニティ運用プラットフォームの提供 個人情報保護管理責任者：代表者（お問合わせ窓口を通じてご連絡ください）
第2条 適用範囲
本ポリシーは、以下の場面に適用されます。
- 当社Webサイト上のお問合わせフォームからのご連絡
- 資料請求・無料トライアル申込・デモ・説明会の申込
- 価格・費用・導入に関するご相談
- その他、お問合わせを目的とした個人情報のご提供全般
第3条 取得する個人情報の種類
（1）必須項目
- 団体名・組合名
- 世帯数（選択式）
- 導入予定時期（選択式）
- お名前
- メールアドレス
- お問合わせ種別（複数選択可）
- お問合わせ内容
（2）任意項目
- 電話番号
（3）自動取得される情報 フォームへのアクセス時に、IPアドレス・ブラウザの種類・アクセス日時・参照元URL・OSの種類がサーバーログとして自動記録される場合があります。これらは単体では個人を特定できませんが、他の情報と組み合わせて個人を識別できる場合は個人情報として取り扱います。
第4条 個人情報の利用目的
ご提供いただいた個人情報は、以下の目的にのみ利用します。
（1）お問合わせへの対応
- お問合わせ内容の確認・精査および回答の作成
- メールまたは電話によるご回答・ご連絡
- お問合わせ内容に応じた資料・情報のご提供
- 無料トライアルの手続きおよびサポート
- デモ・説明会の日程調整および開催案内
（2）サービスご案内のための利用
- HarmoNetのサービス内容・機能・価格に関する情報のご提供
- 導入事例・活用方法に関する情報のご案内（メールによる送付を含む）
- 世帯規模・導入時期等に応じた適切な提案 ご案内メールの受信をご希望でない場合は、メール下部の配信停止リンク、または第14条のお問合わせ窓口よりお手続きください。
（3）サービス改善のための分析
- お問合わせ傾向の統計的な分析（個人を特定しない形での集計）
- Webサイト・フォームのユーザビリティ改善
（4）法令上の義務履行
- 法令・規制・裁判所等の命令による開示要請への対応
- 不正アクセス・なりすまし等の不正行為の調査・防止
第5条 個人情報の保存期間
お問合わせいただいた個人情報は、以下の基準に従い保存します。
- 対応完了後：お問合わせへの対応が完了した日から原則3年間保存します。
- サービスご契約の場合：ご契約後は、サービス利用に関する別のポリシーが適用されます。
- 法令上の保存義務がある場合：当該義務期間が終了するまで保存します。
- 削除のご請求があった場合：法令上の保存義務がない情報については速やかに削除します。
保存期間の終了後は、復元不可能な方法で消去または匿名化します。
第6条 個人情報の第三者提供
当社は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
- ご本人から明示的な同意をいただいた場合
- 法令に基づき、裁判所・警察・行政機関等から適法な要請があった場合
- 人の生命・身体・財産の保護のために必要があり、かつご本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関・地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 合併・事業譲渡・分割等の企業再編に伴い個人情報を移転する場合
※第7条および第8条に定めるクラウドサービス等の利用は、原則として当社業務の委託（個人情報の取り扱いの全部または一部の委託）として行い、委託先に対しては契約等により適切な管理を求めます。
第7条 業務委託
当社は、お問合わせ対応・メール配信・システム運用等の業務の一部を外部事業者に委託する場合があります。
- 情報セキュリティ・個人情報保護の観点から適切な委託先であることを審査します。
- 委託先との間で個人情報の取り扱いに関する契約を締結し、適切な保護措置を義務付けます。
- 委託先における個人情報の取り扱いについて、必要に応じて監督・監査を行います。
- 委託する個人情報の範囲は、委託業務の遂行に必要な最小限とします。
第8条 クラウドサービスの利用（国内外での保管を含む）
当社は、フォームの運営・データ管理・メール送信等の目的で外部クラウドサービスを利用しています。各サービスとはデータ処理に関する契約等を締結し、必要最小限の範囲でデータを取り扱います。
| サービス名 | 提供元 | 利用目的 | データ保存地域 | プライバシーポリシー |
|---|---|---|---|---|
| Supabase | Supabase Inc.（米国） | フォームデータの保存・管理 | 米国（AWSインフラ） | https://supabase.com/privacy |
| Vercel | Vercel Inc.（米国） | Webサイト・フォームのホスティング | 米国・欧州（エッジネットワーク） | https://vercel.com/legal/privacy-policy |
| Amazon SES | Amazon Web Services, Inc.（米国） | 受付通知・回答メールの送信 | 東京リージョン利用時：日本 | https://aws.amazon.com/privacy/ |
| Google Cloud | Google LLC（米国） | 多言語翻訳処理・音声読み上げ処理 | Google Cloudインフラ（リージョン設定に依存） | https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice |
| OpenAI API | OpenAI, L.L.C.（米国） | お問合わせ内容の不適切表現検知（AIモデレーション） | 米国 | https://openai.com/policies/privacy-policy |
1. 海外での保管・処理について
上記サービスのうち、海外に拠点を置く事業者のサーバーにデータが保存または処理される場合があります。海外での保管・処理が生じる場合、当社は、委託先のプライバシーポリシーや公表情報等を踏まえ、当社が必要と判断する範囲で、契約・運用面の措置により適切な保護を図るよう努めます。 また、個人情報保護法その他の関係法令により、海外にある第三者への提供にあたってご本人の同意等が必要となる場合には、当社は必要な手続（同意取得、情報提供等）を実施します。
2. AIモデレーションに送信する情報の範囲
当社は、お問合わせ内容のうち、不適切表現検知に必要な範囲でお問合わせ本文（テキスト）を外部APIに送信する場合があります。送信する情報は必要最小限とし、可能な範囲で個人を直接特定する情報（氏名、メールアドレス、電話番号等）を含めない運用とします（運用上の事情により完全に排除できない場合があります）。
なお、API経由で送信されたデータは、外部事業者（OpenAI等）におけるAIモデルの学習（トレーニング）目的には利用されません。
第9条 セキュリティ管理措置
個人情報の漏洩・滅失・毀損を防止するため、当社は合理的な範囲で必要な安全管理措置を講じます（具体的措置の内容・適用範囲は、システム構成・運用状況により異なります）。
（1）技術的安全管理措置（例）
- TLSによる通信の暗号化
- アクセス制御（例：権限管理、ネットワーク制御等）
- 不正アクセス対策
- 監視・ログ取得
（2）組織的安全管理措置（例）
- 責任者の設置と手順の整備
- 関係者への教育
- 取り扱い状況の点検
- インシデント発生時の対応体制整備
（3）物理的安全管理措置（例）
- 個人情報を含む記録媒体の管理
- 不要情報の復元不可能な方法による廃棄
第10条 Cookie・アクセス解析について
当社は、Webサイトの利便性向上、サービス改善、およびアクセス状況の把握のために、Cookieおよびアクセス解析ツールを使用する場合があります。
お使いのブラウザの設定を変更することにより、Cookieの受け取りを拒否（無効化）することができますが、その場合、お問合わせフォームの一部機能が正常に動作しない可能性があります。あらかじめご了承ください。
第11条 ご本人の権利（開示・訂正・削除等）
当社が保有するご自身の個人情報について、以下の権利を行使できます。
- 利用目的の通知
- 開示
- 訂正・追加・削除
- 利用停止・消去
- 第三者提供の停止
ご請求は第14条のお問合わせ窓口にご連絡ください。ご本人確認のうえ、合理的な期間内に対応します。
第12条 未成年者の個人情報
当社のお問合わせフォームは成人の方（18歳以上）を対象としています。未成年者の方は保護者の同意を得たうえでご利用ください。
第13条 プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正・サービス内容の変更等により、本ポリシーを改定する場合があります。改定後の内容は当社Webサイトに掲示した時点から適用されます。
第14条 お問合わせ窓口
本ポリシーに関するご質問・ご相談・苦情・開示等のご請求については、以下の窓口までご連絡ください。
HarmoNet株式会社 個人情報お問合わせ窓口 受付方法：Webサイトのお問合わせフォームよりご連絡ください 対応時間：平日 10:00〜17:00（土日祝・年末年始を除く） 回答期間：原則、ご連絡から30日以内にご回答いたします
当社での解決が困難な場合は、個人情報保護委員会 https://www.ppc.go.jp/ または消費生活センター https://www.kokusen.go.jp/ へのご相談も可能です。
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